Gouvernance documentaire et durée de conservation

La gouvernance documentaire se définit comme la stratégie, les règles et les bonnes pratiques mises en place dans une entreprise ou une organisation afin de gérer les documents de manière efficace et sécurisée.  Elle concerne toutes les étapes du cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage, en passant par leurs modifications successives, leur historique d’élaboration jusqu’à leur version définitive, et leur diffusion éventuelle.

Elle s’applique à tous les types de documents, et il y en a des dizaines, liés aux activités financières, juridiques, de gestion des ressources humaines, de production, etc. Les mails, les documents provisoires nécessaires à l’élaboration d’un projet, d’un partenariat, ou autre en sont également l’objet.

L’archivage est souvent – à tort – confondu avec le stockage de documents (voire réduit à ce seul aspect). Or il va beaucoup plus loin puisqu’il vise à assurer la qualité, l’authenticité, l’intégrité et la sécurité des documents, ainsi qu’à faciliter leur accessibilité sur le court ou long terme, et donc leur recherche et leur accès.  

L’archivage comprend également des politiques de conservation (et de destruction) ce qui permet de garantir que les documents « engageants » pour l’entreprise ou l’organisation seront conservés pendant une période suffisamment longue pour répondre aux critères juridiques et administratifs. On évite ainsi de conserver des documents inutiles ou obsolètes, qui peuvent nuire à la performance et à la sécurité de l’entreprise .  

La question de la durée de conservation est primordiale, car même s’il existe des durées légales ou officielles, chaque entreprise, chaque organisation doit créer le référentiel qui lui est propre.

C’est justement l’objectif de la méthode Arcateg, développée par Marie-Anne Chabin, « véritable « couteau suisse » pour l’archivage managérial et la gouvernance de l’information engageante ». Elle a développé sa méthode dans un ouvrage publié aux Éditions Klog et dans une formation, proposée en distanciel depuis 2021.

Nouveau référentiel de compétences en bibliothèques

La première version du référentiel national des compétences en bibliothèques territoriales est disponible sur le site du ministère de la Culture.

Il est accompagné d’un schéma heuristique sous forme de poster.

“Ce référentiel national propose une vision d’ensemble des compétences nécessaires en bibliothèque territoriale, à travers un outil co-construit et partagé par les différents acteurs.”

Réussir le concours de Bibliothécaire d’État externe : le témoignage de Camille

Lauréate du concours de Bibliothécaire d’État externe en 2022, Camille a accepté de partager son expérience avec nous.

  • Quel a été votre parcours avant ce concours ?

Après mon obtention de l’agrégation d’anglais, j’ai enseigné en lycée pendant six ans. Je n’ai jamais travaillé dans une bibliothèque ; ma seule expérience professionnelle proche de ce domaine, c’est que pendant ma deuxième année de master, j’ai été chargée d’un cours « Info-doc » pour des étudiants de licence.

  • Quelles ont été vos motivations pour préparer ce concours ?

Je ne me voyais pas faire le métier d’enseignante toute ma vie, et j’ai toujours admiré les personnes qui ont eu plusieurs expériences professionnelles dans leur parcours. Initialement, je comptais essayer d’obtenir un poste dans l’enseignement supérieur, en classe préparatoire aux grandes écoles ou à l’université, mais c’est difficile à obtenir (mes premières démarches entreprises dans ce sens ont été infructueuses). De plus, je me suis rendu compte que j’avais envie de changements plus profonds que cela. J’ai eu l’idée de me reconvertir dans le domaine des bibliothèques (en partie grâce à des entretiens avec une conseillère ressources humaines à l’Éducation nationale), mais j’ai décidé de ne passer que les concours d’État, pour travailler dans une bibliothèque universitaire et ainsi retrouver un public étudiant.

  • Aviez-vous une expérience préalable en bibliothèque  ?

Non, je n’ai pas d’expérience du terrain !

  • Comment vous êtes-vous organisée pour cette préparation ? Avez-vous planifié vos révisions ? Quelle quantité de travail hebdo ou mensuelle (approximativement ?)

J’ai eu la chance d’obtenir un congé de formation professionnelle de 10 mois, donc j’ai pu me consacrer complètement à la préparation du concours. J’ai commencé à travailler plutôt sérieusement dès l’été, avec des lectures de culture générale et grâce aux ressources d’initiation au métier sur la plateforme Moodle de la formation CF2ID. Chaque mois, j’étudiais les documents d’un nouveau module, mais ce n’est pas l’initiation métier qui me prenait le plus de temps : comme je passais les concours externes, je devais surtout me concentrer sur la culture générale, donc j’ai beaucoup lu. J’aurais du mal à dire combien d’heures je travaillais par semaine ; comme c’était mon unique travail, cela représentait au moins 35 heures hebdomadaires, mais comme indiqué plus bas, j’essayais de faire des choses utiles tout au long de la journée… Je n’ai pas vraiment fait de planning au préalable, je cherchais juste à travailler un maximum, je faisais les devoirs blancs quand ils étaient disponibles etc.

  • Quel a été l’apport de votre préparation chez CF2ID ?

La préparation chez CF2ID m’a énormément aidée. En plus de toutes les ressources (vidéos, fiches de cours, bibliographies…) disponibles sur la plateforme Moodle et grâce auxquelles on peut travailler en autonomie, je pense que c’est le suivi des formateurs qui permet de maximiser les chances de réussite. En effet, ils savent ce qui est attendu pour les épreuves et aident vraiment à acquérir la méthodologie. Les corrections personnalisées des exercices et des devoirs blancs ainsi que les oraux blancs sont donc extrêmement utiles pour savoir ce qui va, ce qui a besoin d’être amélioré et comment. Les formateurs sont très disponibles : quand on les contacte pour leur poser des questions (et/ou pour partager nos inquiétudes et nos doutes…!), ils nous répondent très rapidement. Par conséquent, je ne peux que recommander à celles et ceux qui veulent passer des concours et qui ont la possibilité de s’inscrire à une formation chez CF2ID de le faire.

  • Quels sont les conseils que vous formuleriez aux futurs candidats ?

En dehors de la formation chez CF2ID, je pense que ce qui m’a le plus servi, cela a été de suivre l’actualité avec un travail de veille documentaire assez approfondi. Personnellement, j’ai utilisé l’application Feedly sur mon téléphone, afin de m’abonner aux flux RSS de plusieurs sites (des pages gouvernementales, des journaux, des blogs…). Tous les jours, j’avais entre 150 et 200 ressources qui étaient agrégées sur cette application (il y en avait moins le weekend ce qui était agréable…!). Je passais la liste en revue et je sélectionnais les articles qui me semblaient les plus intéressants à lire (généralement une vingtaine par jour) : je les lisais, et je prenais des notes. Cela me faisait des fiches de révisions très utiles en vue des épreuves (beaucoup de mes exemples à l’écrit comme à l’oral sont venus de ce travail). C’était chronophage (je pense que j’y passais en moyenne deux heures par jour, donc il fallait vraiment que je le fasse tous les jours car sinon j’accumulais du retard et cela devenait compliqué…), mais intéressant et très utile.

L’autre conseil que je donnerais aux futurs candidats pour bien suivre l’actualité, c’est d’écouter la radio pendant tous les temps « morts » de la journée. Personnellement j’ai écouté des centaines d’émissions, en grande majorité sur France Culture : pendant toutes les corvées ménagères, pendant des trajets etc., j’écoutais des podcasts. Je crois qu’au minimum j’écoutais la radio pendant deux heures chaque jour, et là encore cela m’a été très utile : je prenais des notes des podcasts les plus intéressants pour pouvoir réviser, mais j’ai plutôt une bonne mémoire auditive donc aux oraux j’ai pu utiliser un exemple que j’avais entendu juste une fois dans une émission de France Culture. Il ne faut pas hésiter non plus à regarder des documentaires ou aller au musée : là encore, cela m’a donné des exemples pour les épreuves. Enfin, j’ai suivi plusieurs conférences / tables rondes organisées par des professionnels des bibliothèques (la Bibliothèque publique d’information en organise souvent par exemple) : elles sont la plupart du temps disponibles en ligne ce qui est pratique, et je pense qu’elles permettent d’avoir une bonne idée des préoccupations actuelles et des évolutions dans ce milieu professionnel.

Nouveauté pour les concours d’assistant de conservation du patrimoine et des bibliothèques

Bibliothèques, archives, musées, documentation, vous pouvez désormais préparer chacune de ces spécialités chez CF2ID. En 2022 notre équipe s’agrandit de 3 formatrices et formateurs (que nous vous présenterons bientôt) pour ouvrir la préparation des concours d’assistant de conservation du patrimoine et des bibliothèques et de bibliothécaire territorial à toutes les spécialités.

Plus d’informations sur nos préparations.

Archives, Bibliothèques, Musées, Documentation

Notre formation à la gouvernance des données en infographies

Notre formation à la gouvernance des données “Construire son référentiel Arcateg™ en 10 étapes” vous permettra d’améliorer la maîtrise des risques informationnels de votre organisation. Le cœur de la méthode est son référentiel de 100 catégories de conservation prédéfinies qui permet de classer l’exhaustivité des documents et des données engageants.

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Du grade d’adjoint à la réussite au concours d’attaché d’administration, le parcours remarquable de Vincent

C’est en 2015 que nous avons fait la connaissance de Vincent Kuznicki. A l’époque il était adjoint territorial du patrimoine et souhaitait se préparer aux concours d’assistant de conservation du patrimoine et des bibliothèques, de rédacteur territorial et d’animateur territorial. Il a réussi ces trois concours la même année puis progressé dans les grades de la catégorie B avec les examens professionnels.

En décembre 2021, il est lauréat du concours d’attaché territorial d’administration – spécialité animation. Il témoigne pour CF2ID.

  • Quel a été votre parcours avant ce concours ?

Diplômé d’un DESS de Droit et politiques des professions et activités artistiques et d’une maîtrise d’histoire de l’art, j’ai été recruté pour travailler à la direction culturelle de ma collectivité territoriale (commune de 50 000 habitants) suite à des CDD puis à ma réussite au concours d’adjoint principal du patrimoine.

Quelques années plus tard en tant que responsable des publics de différents services patrimoniaux, souhaitant évoluer professionnellement, j’ai réussi grâce à CF2ID à devenir assistant de conservation, mais également rédacteur et animateur territorial. Par peur d’échouer à ces concours de catégorie B j’avais tenté les trois, et j’ai finalement choisi de devenir rédacteur dans l’espoir d’avoir davantage de perspectives professionnelles notamment dans la culture en tant que spécialiste de la médiation, diffusion, valorisation, mais également en tant qu’administratif dans le domaine culturel.

Puis, toujours grâce à CF2ID surtout pour la préparation des épreuves orales, j’ai obtenu mes examens professionnels de rédacteur principal de 2e classe puis de 1ère classe. Souhaitant faire valoir mon expérience professionnelle en tant que responsable adjoint d’un autre service patrimonial, j’ai alors décidé de tenter le concours d’attaché territorial que j’ai réussi grâce encore à l’expertise, aux conseils et à l’indéfectible soutien de CF2ID !

  • Quelles ont été vos motivations pour préparer ce concours ?

Mes motivations reposaient sur l’envie d’être investi de plus de responsabilités surtout dans le domaine culturel. Je souhaitais en effet assumer davantage de missions de conception et de mise en œuvre des politiques culturelles, mais aussi prendre une part plus importante au développement et l’animation culturelle ; tout cela, sans oublier le souhait d’une reconnaissance de mon expertise des publics et de la démocratisation culturelle, et dans la mesure du possible, d’opportunités de mobilité au sein de différentes collectivités mais toujours au profit du service au public.

  • Comment vous êtes-vous organisé pour cette préparation ?

Sans travailler continuellement, je n’ai toutefois jamais arrêté de m’informer depuis une quinzaine d’années sur le patrimoine, la culture, la culture territoriale, la fonction publique… Avec patience et persévérance, entre les concours d’adjoint et de rédacteur, mais aussi les examens professionnels (plus abordables que les concours et permettant de garder confiance en moi), la régularité m’a permis de tenir et de réussir ce concours d’attaché. De plus, la lecture de l’actualité (survol quotidien de La Tribune de l’Art, Localtis et Le Monde) a été fondamentale pour la mise en cohérence de mes connaissances sur l’administration territoriale. Ainsi, avec le temps, le travail a porté ses fruits.

  • Quel a été l’apport de CF2ID ?

CF2ID et moi, c’est une longue histoire, car j’ai toujours fait appel à eux. J’ai d’abord suivi leur formation de catégorie B pour assistant, formation tellement bénéfique qu’elle m’a offert d’obtenir également le concours de rédacteur (et d’animateur). Étant moins à l’aise à l’écrit qu’à l’oral, leur méthode, leurs conseils avisés, leur disponibilité et leur réactivité m’ont étaient d’une très grande aide pour acquérir des automatismes maximisant ma rapidité notamment de lecture dans les épreuves de 3 et 4h.

Par la suite, pour les examens et le concours d’attaché, c’est surtout leur finesse d’esprit qui m’a permis de lécher mes présentations à l’oral (de 5 ou 10 minutes tant sur le fond que sur la forme). La pertinence des questions notamment de mise en situation m’a ainsi assuré de développer un argumentaire élaboré et ordonné ; elle m’a obligé à aborder à la fois un sujet de manière général en le contextualisant, mais également en l’illustrant par des exemples étayés.

Enfin, l’accompagnement individuel, étant un grand luxe, a optimisé plus rapidement et efficacement mes compétences (plutôt que confondu dans une masse hétérogène). De plus, parler à bâton rompu m’a surtout autorisé à avoir toutes les réponses à mes questions. Pour conclure, leur professionnalisme, leur perspicacité, leur bienveillance et leur écoute nourrissent les échanges et permettent de relativiser les pressions qu’on peut s’imposer et de toujours garder confiance en soi.

  • Quels sont les conseils que vous formuleriez aux futurs candidats ?

Je cautionne totalement et recommande grandement CF2ID car outre la formation en distanciel de l’IEP de Lyon, qui est très bien dans une autre mesure, les préparations aux concours du Cnfpt ne m’ont pas apporté l’accompagnement que je cherchais. CF2ID est donc un investissement, mais qui offre de riches perspectives, car ils permettent d’acquérir des réflexes de compréhension et d’exécution se révélant tôt ou tard payants.

D’ailleurs, il ne faut pas baisser les bras, mais croire jusqu’au bout à ses chances de réussite. Faîtes-vous confiance, car si CF2ID est indispensable, il n’est pas responsable de tout , ni de vous !