Catégorie : Archives
Gouvernance documentaire et durée de conservation
La gouvernance documentaire se définit comme la stratégie, les règles et les bonnes pratiques mises en place dans une entreprise ou une organisation afin de gérer les documents de manière efficace et sécurisée. Elle concerne toutes les étapes du cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage, en passant par leurs modifications successives, leur historique d’élaboration jusqu’à leur version définitive, et leur diffusion éventuelle.
Elle s’applique à tous les types de documents, et il y en a des dizaines, liés aux activités financières, juridiques, de gestion des ressources humaines, de production, etc. Les mails, les documents provisoires nécessaires à l’élaboration d’un projet, d’un partenariat, ou autre en sont également l’objet.
L’archivage est souvent – à tort – confondu avec le stockage de documents (voire réduit à ce seul aspect). Or il va beaucoup plus loin puisqu’il vise à assurer la qualité, l’authenticité, l’intégrité et la sécurité des documents, ainsi qu’à faciliter leur accessibilité sur le court ou long terme, et donc leur recherche et leur accès.
L’archivage comprend également des politiques de conservation (et de destruction) ce qui permet de garantir que les documents « engageants » pour l’entreprise ou l’organisation seront conservés pendant une période suffisamment longue pour répondre aux critères juridiques et administratifs. On évite ainsi de conserver des documents inutiles ou obsolètes, qui peuvent nuire à la performance et à la sécurité de l’entreprise .
La question de la durée de conservation est primordiale, car même s’il existe des durées légales ou officielles, chaque entreprise, chaque organisation doit créer le référentiel qui lui est propre.
C’est justement l’objectif de la méthode Arcateg, développée par Marie-Anne Chabin, « véritable « couteau suisse » pour l’archivage managérial et la gouvernance de l’information engageante ». Elle a développé sa méthode dans un ouvrage publié aux Éditions Klog et dans une formation, proposée en distanciel depuis 2021.
S’initier aux archives historiques
20 et 21 février 2023
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Statistiques des métiers de la Fonction Publique Territoriale : analyse
Le CNFPT vient de rendre publique son étude “Panorama statistique des métiers territoriaux 2017-2019.” De cette étude nous avons extrait et analysé les données concernant les métiers des bibliothèques et du patrimoine. En voici les principaux éléments :
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Sauvegarder son patrimoine et ses données
Plans d’urgence et de sauvegarde, plan de continuité d’activité ou plan de reprise, sont des procédures étudiées durant nos études ou nos formations et auxquelles nous prêtons généralement peu d’attention, voire que nous reportons à plus tard quand nous sommes en activité… Et pourtant !
L’épidémie de Covid-19 et plus récemment l’incendie des datacenter d’OVH à Strasbourg, montrent en effet que les événements imprévus et les sinistres adviennent de manière inattendue et parfois violente, et que, faute de les avoir anticipés, on peut rapidement se trouver dans une situation catastrophique. Souvenons-nous notamment des sinistres qui ont frappé la BnF en 2014, la bibliothèque de l’École des chartes en 2017, et les archives municipales de Flers en novembre dernier : personne n’est à l’abri !
Chez CF2ID nos activités de e-learning – cours, exercices, vidéos, dossiers stagiaires, etc. – étaient localisées chez OVH à Strasbourg. Nous avons découvert l’annonce de l’incendie dans les médias le mercredi matin mais fort heureusement nous disposions d’un plan de sauvegarde et de reprise d’activité que nous avons activé dès le jeudi pour être de nouveau opérationnels le lendemain matin. Je n’ose pas imaginer ce qu’aurait été la perte de toutes nos données, parties en fumée dans le cloud !
Et pour jouer à se faire peur voici un court rappel des sinistres possibles : intrusion dans les locaux ou dans les serveurs, hacking, vols de données, panne, malveillance, incendie, inondation, tremblement de terre, épidémie, guerre… et j’en passe !
Il est donc primordial d’anticiper et de prévenir tout ce qui peut l’être.
L’article de Jocelyne Dechaux sur les plans d’urgence en bibliothèque commence d’ailleurs ainsi : « Peu d’établissements ont rédigé un plan d’urgence alors qu’il est l’une des missions majeures des responsables de collections » [1].
Et cette problématique concerne aussi bien les données informatiques que les fonds de bibliothèques, d’archives ou de musées, bref tout ce qui entre dans la définition du « patrimoine » d’un organisme ou d’une entreprise au sens large.
Le plan d’urgence a « pour objectifs la sensibilisation de l’ensemble des personnels aux différents risques, la prévention des sinistres afin d’en éviter le plus grand nombre possible et la préparation des interventions afin de minimiser les dommages subis par les collections »[1]. Quant au plan de sauvegarde, il formalise et priorise les processus de sauvegarde des fonds ou des données. Ces deux documents sont d’ailleurs le plus souvent réunis en un seul.
Le plan de continuité permet, en cas de sinistre majeur, de poursuivre a minima une partie des activités, même en mode « dégradé » si besoin, comme on l’a vu avec la mise en place des « click and collect » dans les bibliothèques (et les librairies) dès le premier confinement. Son objectif est de garantir une continuité des services.
Enfin, le plan de reprise d’activité concerne l’ensemble des processus permettant d’assurer la reprise d’activité la plus rapide possible après une interruption partielle ou totale. Il se présente sous la forme d’un document écrit qui détaille, étape par étape, les actions à mettre en œuvre face à différents types d’incidents.
Pour mettre en œuvre tous ces moyens de prévention, tout n’est pas de la responsabilité du bibliothécaire, du documentaliste ou de l’archiviste (chacun son métier !) et dans une grande structure on travaille en équipe avec la DSI, la sécurité, etc. Chez CF2ID nous avons confié cela à un expert de la gestion d’information, Eric Guéguen.
Quelques ressources pour aller plus loin…
Plan d’urgence – Ensemble d’informations pour la mise en place et le bon déroulement d’un plan d’urgence pour la sauvegarde des collections en cas de sinistre. Site de la BnF, https://www.bnf.fr/fr/plan-durgence
Prévention des catastrophes et plans d’urgence précis. IFLA, International Preservation Issues, n°6. 2006. https://www.ifla.org/files/assets/pac/ipi/ipi6-fr.pdf
Mon plan d’urgence ! plaquette Arald, BnF. https://www.bnf.fr/sites/default/files/2019-03/plaquette_plan_durgence_etapes.pdf
Concevoir un Plan d’urgence pour les collections patrimoniales, fiche pratique Enssib. Jocelyne Deschaux, 2009, mise à jour 2012. https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/21199-concevoir-un-plan-d-urgence-pour-les-collections-patrimoniales.pdf
Mettre en place un plan de sauvegarde et d’urgence des biens culturels. France Archives, 17/12/2020. https://francearchives.fr/fr/article/94529231
Le site ressource du Bouclier bleu (« Fondé en 2001, Le Bouclier bleu France (BbF) est une association reconnue d’intérêt général. Il œuvre à la protection du patrimoine culturel en cas de catastrophes d’origine humaine ou naturelle ») http://www.bouclier-bleu.fr/
Plan de sauvegarde des biens culturels. Ministère de la Culture. https://www.culture.gouv.fr/Sites-thematiques/Securite-Surete/Surete-des-biens/Plan-de-sauvegarde-des-biens-culturels
Plan de continuité. Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Plan_de_continuité
Assurer une continuité de service des bibliothèques adaptée au confinement, ABF, 3/11/2020. https://www.abf.asso.fr/1/22/897/ABF/assurer-une-continuite-de-service-des-bibliotheques-adaptee-au-confinement
Plan de reprise d’activité. Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Plan_de_reprise_d’activité
Sécurité des données informatiques. Dossiers de la CNIL. https://www.cnil.fr/fr/securite-des-donnees
Guide d’hygiène informatique. Renforcer la sécurité de son système d’information en 42 mesures. ANSSI https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2017/01/guide_hygiene_informatique_anssi.pdf
[1] Jocelyne DESCHAUX, « Les plans d’urgence dans les bibliothèques : mise en œuvre en cas de sinistre », Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 2009, n° 1, p. 47-52. En ligne : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2009-01-0047-007 ISSN 1292-8399.
Interagir avec les utilisateurs sourds et malentendants
La bibliothèque de l’université de Gallaudet aux Etats-Unis a publié sur son site un petit guide pour mieux interagir avec les utilisateurs sourds ou malentendants.
Avec leur aimable autorisation, j’ai traduit et adapté leur guide en une infographie que je partage ci-dessous.
N’hésitez pas à l’imprimer et à l’afficher. Elle est valable en bibliothèque, mais aussi et bien sûr dans tous les services publics et en entreprise.
Pour rappel et pour lutter contre les idées reçues :
- Il y a environ 5 millions de sourds et malentendants en France mais environ 200 000 utilisent la Langue des Signes. Utiliser la LSF c’est bien mais utiliser uniquement la LSF met de côté la plupart des sourds.
- C’est un handicap invisible, mais la personne ne doit pas devenir elle-même invisible quand elle exprime son handicap 🙂
- Les sourds ne sont pas muets, ils ont des cordes vocales et ils peuvent tout à fait parler.
- Il y a de nombreux degrés dans la surdité, des sourds de naissance ou des devenus sourds.
- De nombreux sourds sont diplômés et insérés dans l’emploi.
Voici également deux applications très utiles :
- Ava qui peut sous-titrer sur un smartphone une conservation en temps réel (et dans plusieurs langues)
- RogerVoice qui permet à une personne sourde de téléphoner en direct (transcription de la voix en sms)
Vous pouvez cliquer sur l’infographie pour la télécharger, ou me contacter directement si vous souhaitez la recevoir sous un format imprimable.
