La gouvernance documentaire se définit comme la stratégie, les règles et les bonnes pratiques mises en place dans une entreprise ou une organisation afin de gérer les documents de manière efficace et sécurisée. Elle concerne toutes les étapes du cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage, en passant par leurs modifications successives, leur historique d’élaboration jusqu’à leur version définitive, et leur diffusion éventuelle.
Elle s’applique à tous les types de documents, et il y en a des dizaines, liés aux activités financières, juridiques, de gestion des ressources humaines, de production, etc. Les mails, les documents provisoires nécessaires à l’élaboration d’un projet, d’un partenariat, ou autre en sont également l’objet.
L’archivage est souvent – à tort – confondu avec le stockage de documents (voire réduit à ce seul aspect). Or il va beaucoup plus loin puisqu’il vise à assurer la qualité, l’authenticité, l’intégrité et la sécurité des documents, ainsi qu’à faciliter leur accessibilité sur le court ou long terme, et donc leur recherche et leur accès.
L’archivage comprend également des politiques de conservation (et de destruction) ce qui permet de garantir que les documents « engageants » pour l’entreprise ou l’organisation seront conservés pendant une période suffisamment longue pour répondre aux critères juridiques et administratifs. On évite ainsi de conserver des documents inutiles ou obsolètes, qui peuvent nuire à la performance et à la sécurité de l’entreprise .
La question de la durée de conservation est primordiale, car même s’il existe des durées légales ou officielles, chaque entreprise, chaque organisation doit créer le référentiel qui lui est propre.
C’est justement l’objectif de la méthode Arcateg, développée par Marie-Anne Chabin, « véritable « couteau suisse » pour l’archivage managérial et la gouvernance de l’information engageante ». Elle a développé sa méthode dans un ouvrage publié aux Éditions Klog et dans une formation, proposée en distanciel depuis 2021.