Gouvernance documentaire et durée de conservation

La gouvernance documentaire se définit comme la stratégie, les règles et les bonnes pratiques mises en place dans une entreprise ou une organisation afin de gérer les documents de manière efficace et sécurisée.  Elle concerne toutes les étapes du cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage, en passant par leurs modifications successives, leur historique d’élaboration jusqu’à leur version définitive, et leur diffusion éventuelle.

Elle s’applique à tous les types de documents, et il y en a des dizaines, liés aux activités financières, juridiques, de gestion des ressources humaines, de production, etc. Les mails, les documents provisoires nécessaires à l’élaboration d’un projet, d’un partenariat, ou autre en sont également l’objet.

L’archivage est souvent – à tort – confondu avec le stockage de documents (voire réduit à ce seul aspect). Or il va beaucoup plus loin puisqu’il vise à assurer la qualité, l’authenticité, l’intégrité et la sécurité des documents, ainsi qu’à faciliter leur accessibilité sur le court ou long terme, et donc leur recherche et leur accès.  

L’archivage comprend également des politiques de conservation (et de destruction) ce qui permet de garantir que les documents « engageants » pour l’entreprise ou l’organisation seront conservés pendant une période suffisamment longue pour répondre aux critères juridiques et administratifs. On évite ainsi de conserver des documents inutiles ou obsolètes, qui peuvent nuire à la performance et à la sécurité de l’entreprise .  

La question de la durée de conservation est primordiale, car même s’il existe des durées légales ou officielles, chaque entreprise, chaque organisation doit créer le référentiel qui lui est propre.

C’est justement l’objectif de la méthode Arcateg, développée par Marie-Anne Chabin, « véritable « couteau suisse » pour l’archivage managérial et la gouvernance de l’information engageante ». Elle a développé sa méthode dans un ouvrage publié aux Éditions Klog et dans une formation, proposée en distanciel depuis 2021.

Interagir avec les utilisateurs sourds et malentendants

La bibliothèque de l’université de Gallaudet aux Etats-Unis a publié sur son site un petit guide pour mieux interagir avec les utilisateurs sourds ou malentendants.

Avec leur aimable autorisation, j’ai traduit et adapté leur guide en une infographie que je partage ci-dessous.

N’hésitez pas à l’imprimer et à l’afficher. Elle est valable en bibliothèque, mais aussi et bien sûr dans tous les services publics et en entreprise.

Pour rappel et pour lutter contre les idées reçues :

  • Il y a environ 5 millions de sourds et malentendants en France mais environ 200 000 utilisent la Langue des Signes. Utiliser la LSF c’est bien mais utiliser uniquement la LSF met de côté la plupart des sourds.
  • C’est un handicap invisible, mais la personne ne doit pas devenir elle-même invisible quand elle exprime son handicap 🙂
  • Les sourds ne sont pas muets, ils ont des cordes vocales et ils peuvent tout à fait parler.
  • Il y a de nombreux degrés dans la surdité, des sourds de naissance ou des devenus sourds.
  • De nombreux sourds sont diplômés et insérés dans l’emploi.

Voici également deux applications très utiles :

  • Ava qui peut sous-titrer sur un smartphone une conservation en temps réel (et dans plusieurs langues)
  • RogerVoice qui permet à une personne sourde de téléphoner en direct (transcription de la voix en sms)

Vous pouvez cliquer sur l’infographie pour la télécharger, ou me contacter directement si vous souhaitez la recevoir sous un format imprimable.

infographie

L’écrit, c’est fini ?

J’ai proposé fin novembre sur les réseaux sociaux un petit sondage sur les pratiques de lectures professionnelles. Je voulais mesurer un peu mieux un ressenti sur une certaine « désaffection » de l’écrit.

Avant de vous livrer la synthèse de ce sondage, voici d’abord quelques explications sur cette impression.

Cela fait maintenant de nombreuses aux années que je pratique l’exercice de la recherche d’information sur des thématiques liées aux métiers des bibliothèques, de la documentation ou des archives : recherche de références bibliographiques, d’articles de réflexion ou lectures professionnelles pour ma propre auto-formation ou par curiosité.

Depuis quelques temps (mois ? années ?) je suis perplexe sur le peu de contenu gratuit et/ou récent que je parviens à trouver sur le Web : peu d’ouvrages publiés, peu d’articles de fond, une nette diminution de réflexions sur les blogs d’experts, plutôt des billets très courts, des expériences à peine esquissées ou non analysées ni évaluées.

Plutôt pléthore de tweets, de retweets, des mêmes contenus, publiés et republiés sans souvent parfois même avoir été lus.

Lit-on moins ? Écrit-on moins également ?

Plusieurs explications me viennent en tête que je livre à votre réflexion :

  • Le manque de temps (c’est une explication qui ressort du sondage) ? Pris par un quotidien d’autant plus chronophage avec les outils numériques, on ne lit plus d’articles de fond, et l’on passe encore moins de temps à les écrire… Mais le manque de temps n’est-il pas tout simplement une baisse de l’envie de lire ou d’écrire ?
  • Le manque de référencement ? Le classement des résultats privilégiant une forme de popularité les contenus experts peu rediffusés et donc peu populaires disparaissent-ils au fin fond du Web ?
  • Le petit nombre d’éditeurs professionnels et de référence et/ou le petit nombre d’éditeur de revue professionnelle ? Peu ou prou je retombe toujours sur des articles du BBF, d’Archimag, ou d’Arbido. Excellentes revues au demeurant, que je lis régulièrement, mais qui ne peuvent traiter de tous les sujets.
  • Un désintérêt pour l’expertise, analyse, l’approfondissement au profit d’une lecture de surface et de vulgarisation ?
  • La perte de poids de l’écrit : à l’ère de l’image et de la vidéo, pourquoi se fatiguer ?
  • Une plus grande difficulté à lire ? C’est là une réflexion de formatrice, d’ex- prof en université : de plus en plus de personnes semblent  n’avoir plus les clés de la lecture ergative et ne savent pas par quel bout prendre un texte – on me pose souvent la question « faut-il tout lire ? » Comme si cela était obligatoire d’une part (lire en diagonale, repérer les idées principales semble un exercice disparu), et que d’autre part la lecture fatigue…
  • Quant aux auteurs où sont-ils ? Pourquoi n’ont-ils plus envie d’écrire de partager, pourquoi n’ont-ils plus le temps ? Pourquoi le nombre de blogs d’experts a-t-il tant diminué ? (Et je suis la première à publier moins qu’avant sur ce blog qui va fêter ses 13 ans dans un mois – c’est ma bonne résolution de 2019, publier de nouveau régulièrement des billets de fond).

C’est pour éclairer toutes ces questions que j’ai mis en ligne en novembre un petit sondage et merci aux 172 personnes qui ont pris le temps de répondre.

Quelques précisions sont importantes : cet échantillon n’est ni exhaustif, ni représentatif des trois grandes familles de métiers de l’information ; il s’agit donc d’un simple sondage, qui n’a rien de scientifique, les personnes ayant répondu faisant essentiellement partie de mon réseau, et par ce biais représentant des professions spécifiques. Néanmoins comme promis je vous en livre la synthèse sous la forme d’une infographie (cliquez sur l’image pour la télécharger).

Bonne…lecture 🙂